Risposte ai quesiti

Aggiornate al 9 aprile 2015

D.1 Un operatore economico ha chiesto se la circostanza che l’archivio di deposito si trovi a Monterotondo (Km 24 della S.S. Salaria) soddisfi i requisiti del Capitolato tecnico.
R.1 La risposta è affermativa.

D.2 Nel Capitolato tecnico, al punto 4. Ulteriori criteri per l'erogazione del servizio, si legge: "E' richiesta, in particolare, la figura professionale di un archivista...........". Si richiede se la suddetta figura deve essere dotata di Laurea o Diploma in Archivistica, o è sufficiente una comprovata e pluriennale esperienza nella gestione di archivi di grandi/medie strutture societarie.
R.2 Non è richiesto un titolo di studio specifico. Come indicato al punto 4 del Capitolato tecnico, «l’impresa aggiudicataria deve utilizzare risorse con istruzione, competenza ed esperienza adeguate alle funzioni che saranno loro assegnate. In particolare per la figura professionale di un archivista è richiesta un’esperienza pregressa almeno biennale nella gestione di archivi di stato o di privati, catasti o biblioteche storiche, con compiti di coordinamento del servizio».
Come previsto all’Art. 3 dello schema di contratto, l’Autorità ha la facoltà di richiedere la sostituzione delle risorse qualora fossero ritenute dalla medesima non idonee alla perfetta esecuzione del contratto.

D.3 In riferimento al Capitolato Tecnico, punto 1 “Presa in carico dell’archivio di deposito”, in merito al “prelievo dei documenti d’archivio attualmente custoditi dalla Società S2i Italia Srl presso la propria sede di Pomezia (via Laurentina 124) e il loro trasferimento presso i locali messi a disposizione dal contraente”, si chiede conferma che le spese di trasporto del materiale attualmente giacente presso l’attuale fornitore, dalla sede del fornitore alla sede del nuovo affidatario, saranno a completo carico della S.A. e al di fuori della base d’asta, in modo da non porre di fatto l’attuale Ditta affidataria in una posizione di evidente vantaggio rispetto alle altre Ditte partecipanti.
R.3 Le attività di presa in carico dell’archivio di deposito, descritte al punto 1 del Capitolato tecnico, rientrano nelle attività di esecuzione dell’appalto oggetto della presente gara.

D.4 In riferimento al Capitolato tecnico, punto 1 "Presa in carico dell'archivio di deposito", in merito al "prelievo dei documenti d’archivio attualmente custoditi dalla Società S2i Italia presso la propria sede di Pomezia (via Laurentina 124) e il loro trasferimento presso i locali messi a disposizione dal contraente” si chiede conferma che la documentazione verrà consegnata a bocca di magazzino, accompagnata dalle rispettive liste di consistenza, all'interno di scatole, posizionate su pallet, già predisposte per il carico con tutti i necessari accorgimenti del caso, senza che sia necessaria ulteriore manipolazione da parte del personale del nuovo affidatario se non per il carico su automezzo.
R.4 Fermo restando quanto indicato al precedente punto R.3 si precisa che l’attuale fornitore dovrà riconsegnare tutto il materiale documentario mantenendo intatta l’organizzazione fisica costituita fornendo i file contenenti le informazioni per la gestione delle unità di archivio, ivi comprese le informazioni aggiuntive e le chiavi di ricerca immesse durante l’allestimento dell’archivio elettronico dei documenti.

D.5 In riferimento al Capitolato tecnico, Allegato A, punto 1 "Caratteristiche generali", si richiede se sia sufficiente avere un locale ad uso archivio, che rispetti tutte le normative in materia come da successivo Punto 6, o se sia necessario e richiesto a pena d'esclusione avere nelle proprie disponibilità un locale compartimentato, climatizzato e con temperatura controllata a 18°C, così come indicato con la dicitura "Ia temperatura dovrà essere mantenuta intorno ai 18° C e l’umidità relativa dovrà essere pari al 55% circa.
R.5 Si conferma che il locale ad uso archivio deve rispondere a tutti i requisiti specificati nell’Allegato A - Caratteristiche tecniche dei locali da adibire ad archivio di deposito - del Capitolato tecnico.

D.6 Quante richieste di consultazione materiale cartaceo originale vengono stimate per anno?
R.6 Si stimano 500/700 richieste per anno. Le richieste di consultazione vengono di norma soddisfatte attraverso la produzione in formato digitale (pdf) dei documenti e la loro messa a disposizione sul portale di consultazione, salvo i casi in cui vi sia una specifica e motivata necessità di disporre della pratica in formato cartaceo.

D.7 La tecnologia RFID integrata negli archivi è un requisito espressamente richiesto?
R.7 Sì

D.8 Il ritiro trimestrale delle scatole correnti che vengono generate in che volumi consiste?
R.8 Si stimano orientativamente 180/220 scatole.

D.9 Sono fondamentali i requisiti relativi alle pedane per invalidi all’interno degli Archivi?
R.9 L’archivio di deposito deve avere i requisiti previsti dalla normativa di riferimento, come indicato al punto 3 dell’Allegato A al Capitolato tecnico

D.10 E’ possibile effettuare un sopralluogo per poter prendere visione degli attuali locali di deposito e delle modalità di gestione degli archivi documentali inerenti alla procedura di gara in oggetto?
R.10 Gli atti di gara non prevedono il sopralluogo.

D.11     Alle pagine 9 e 10 del disciplinare di gara si precisa che:
“Il requisito relativo ai servizi analoghi di cui al precedente paragrafo 13.1.2, non è frazionabile e deve essere posseduto:
a. omissis 
b. nell’ipotesi di consorzi di cui all’art. 34, comma 1, lettere b) del Codice deve essere posseduto direttamente dal consorzio;
c. nell’ipotesi di consorzi di cui all’art. 34, comma 1, lettere c) del Codice deve essere posseduto direttamente dal consorzio ovvero dai singoli consorziati esecutori, secondo le disposizioni dell’art. 277 del Regolamento.
1) Questo vuol dire che per un consorzio di cooperative non è possibile che il requisito sia posseduto dalla consorziata esecutrice ?
2) In caso di partecipazione come consorzio stabile con due consorziate esecutrici è possibile comunque ai sensi del richiamato art. 277 sommare i requisiti delle suddette pur essendo lo stesso non frazionabile?
R.11 1) No, non è possibile: nell’ipotesi di consorzi di cui all’art. 34, comma 1, lettere b) del Codice il requisito deve essere posseduto direttamente dal consorzio; 2) No, il requisito deve essere posseduto interamente da una singola impresa o dal consorzio.

D.12 Chiediamo di indicare la località/indirizzo presso la quale sono attualmente archiviate le scatole.
R.12 Come indicato al punto 1 del Capitolato tecnico, l’indirizzo è via Laurentina 124, Pomezia.

D.13 Le scatole sono tutte dotate di etichette barcode all’esterno? Se sì, è possibile avere le caratteristiche tecniche di tale barcode?
R.13 Su ciascuna scatola è apposto un tag rfid per l’identificazione attraverso lettore ottico.

D.14 Tutto il materiale è condizionato in scatole o ci può essere materiale sfuso da prendere in carico e ricondizionare?
R.14 Non c’è materiale sfuso.

D.15 E’ necessario prevedere un puntuale riscontro di tutti i singoli fascicoli contenuti all’interno della scatola? Oppure la spunta deve essere effettuata a livello di Uda e non di Ue?
R.15 Non è richiesto nella presa in carico un riscontro dei singoli fascicoli contenuti all’interno della scatola.

D.16 Sarà disponibile l’evidenza di un eventuale file con i fascicoli ancora fuori per ricerca?
R.16 Sì

D.17 La restituzione del fascicolo richiesto può avere ubicazione mobile (inserimento in un’altra scatola) o ubicazione fissa (restituzione nella posizione madre)?
R.17 Il fascicolo restituito deve essere ricollocato nel contenitore identificato nel DB.

D.18 Sono previsti documenti integrativi di fascicoli già presenti in archivio? Se sì, è possibile indicare i volumi presunti?
R.18 Si, ma non è possibile stimarne l’entità

D.19 Oltre alla documentazione da inserire nelle buste “A – Documentazione amministrativa” e “B – Offerta economica”, occorre presentare anche un progetto tecnico? In caso affermativo, il progetto dovrà essere inserito all’interno della busta “A – Documentazione amministrativa”?
R.19 Non è richiesto un progetto tecnico

D.20 Confermate che sulla domanda di partecipazione debba essere applicata
una marca da bollo da € 16,00?
R.20 Sì

D.21 In merito alla dichiarazione da rilasciare si sensi degli articoli 46 e 47 del DPR 445/2000 (e da inserire nella busta A – Documentazione Amministrativa), e più precisamente in riferimento al punto m-bis), non essendo l’operatore un’azienda impiegata nel settore Edile, chiediamo se tale dichiarazione debba essere comunque rilasciata oppure è possibile inserire la dicitura “Non Applicabile”?
R.21 Si conferma che la dichiarazione deve comunque essere rilasciata.

D.22 In merito alle dichiarazioni da rilasciare sui soggetti cessati dalle cariche nell’anno antecedente la data di presentazione del bando di gara si chiede conferma che tale dichiarazione possa essere resa da parte del Legale Rappresentate mediante dichiarazione sostitutiva con indicazione dei soggetti per i quali si sta rilasciando tale dichiarazione.
R.22 Sì.

D.23 Sul Capitolato Tecnico, paragrafo 4, è richiesta la presenza di un archivista c/o la sede dell’Autorità con compiti di coordinamento del servizio, a tale proposito chiediamo:
- I due giorni alla settimana sono mandatori oppure tale presenza può essere modulata in funzione delle esigenze?
- La presenza dell’archivista si intende per l’intera giornata, orario 08.00/17.00, oppure è modulabile in funzione delle esigenze (esempio: permanenza per due mezze giornate)?
R.23 La presenza dell’archivista è richiesta per almeno due giorni a settimana per 8 ore ciascuno.

D.24 E’ prevista una fatturazione bimestrale: chiediamo se l’importo da fatturare corrisponderà al valore del canone annuo conseguente allo sconto percentuale offerto in fase di gara diviso per la parte di competenza del bimestre?
R.24 Si

D.25 Qual è l’ultimo giorno disponibile per l’invio delle richieste di chiarimento?
Sul disciplinare è indicato “….almeno 10 giorni prima della scadenza del termine fissato per la presentazione delle offerte”: i 10 giorni si intendono da calendario o lavorativi?
R.25 L’ultimo giorno disponibile per l’invio delle richieste di chiarimento è il 7.4.2015.

D.26 La descaffalatura delle scatole e la loro pallettizzazione è a carico del precedente Fornitore o sarà consentito al personale del Fornitore subentrante di effettuare l’attività presso i locali del precedente? Nel caso la descaffalatura delle scatole e la loro pallettizzazione sia a carico del precedente Fornitore, il materiale sarà ubicato a bocca di magazzino?
R.26 La documentazione sarà fornita dal precedente fornitore, inscatolata, a bocca di magazzino.
La pallettizzazione non è a carico del precedente Fornitore.

D.27 Chiediamo conferma che nella stima di n. 750.000 pagine da dematerializzare nell’arco della durata contrattuale (2 anni + 1 anno) siano ricomprese sia le classi documentali d’interesse sia i fascicoli da ricostruire.
R.27 Sono ricomprese solo le classi documentali di interesse.

D.28 Chiediamo conferma che le attività di selezione/macero e di restituzione del materiale al termine del contratto debbano essere ricomprese nel prezzo complessivo dell’appalto.
R.28 Si

D.29 Si chiede conferma che il ribasso unico e incondizionato da indicare alla lettera a) del “Modello di Offerta economica” sia da applicare all’importo complessivo dell’appalto pari a €195.000,00, ossia alla durata contrattuale di 24 mesi più i 12 mesi opzionali, mentre il prezzo complessivo dell’appalto richiesto alla lettera b) del medesimo modello sia da applicare alla durata contrattuale di 24 mesi, ossia ad un importo pari a € 130.000,00.
R.29 Si

D.30 Si chiede conferma che il tag RFID sia presente su tutte le scatole consistenti l’archivio di deposito custodito presso l’attuale Fornitore, pari a circa 6000 scatole;
R.30 Si

D.31 Si chiede il numero medio di pagine acquisite otticamente per ogni singola richiesta di ottico on demand.
R.31 Il dato non è disponibile

D.32 Si chiede se, per l’archivio di nuova produzione, esista già una base dati legata all’identificativo alfanumerico assegnato alla pratica dall’ufficio produttore (Capitolato tecnico, art. 2, quinto capoverso, quinta riga dell’elenco puntato).
In caso positivo, si chiede se tale identificativo coincida con un codice a barre o un altro tipo di etichetta (si chiede di specificare il numero di caratteri) e se esista la possibilità di avere tale base dati (es. tracciato record esportato da un registro di protocollo informatico o da un sistema di gestione documentale).
R.32 No

D.33 Si chiede la possibilità di avere la base dati delle unità di archiviazione censite e registrate (ca. 102.000 record d’archivio dichiarati nel Capitolato Tecnico, art.2) prima della presa in carico dell’archivio di deposito
R.33 Il backup del database e dei documenti potrà essere consegnato all’aggiudicatario prima della presa in carico dell’archivio di deposito

D.34 Si chiede di quantificare il numero di caratteri dei metadati da associare alle pratiche di nuova archiviazione (Capitolato Tecnico, art.2: denominazione ufficio produttore, oggetto del fascicolo/procedimento, etc.);
R.34 200/250 spazi inclusi

D.35 Chiediamo di avere una stima annua della documentazione da sottoporre a selezione e macero.
R.35 Non è possibile effettuare una stima. Si precisa che negli ultimi 4 anni non sono stati effettuati scarti d’archivio.

D.36 In merito all’attività di ricostruzione dei fascicoli vorremmo avere una stima annua o mensile dei fascicoli da ricostruire.
R.36 Il numero massimo di  fascicoli per i quali potrebbe essere richiesta un’attività di ricostruzione, non supera i 15.000. Si precisa, tuttavia, che si tratta di un’attività residuale.

D.37 In merito a quanto indicato nel par. 2 del Capitolato Tecnico, testuale “(il contraente) Dovrà inoltre assicurare la completa migrazione del data base del portale di consultazione e dei documenti in formato digitale associati a ciascuna registrazione in esso contenuta realizzati dal precedente fornitore. Le unità di archiviazione (fascicoli/faldoni/serie) attualmente censite e registrate nel data base ammontano a c.ca 102.000 record d’archivio.” chiediamo: di conoscere le specifiche tecnico/informatiche per realizzare le migrazione (per esempio: formato delle immagini, formato del flusso dati, stima in MB dei dati/immagini da migrare).
R.37 Il backup del database e dei documenti sarà consegnato all’aggiudicatario su supporto rimovibile; il formato delle immagini è PDF. Si stimano circa 140 GByte.

D.38 Si chiede la quantità stimata di interventi annuali finalizzati alla ricostruzione del fascicolo (Capitolato Tecnico, art. 3), chiedendo conferma della necessità di accedere agli strumenti informatici della S.A. – oltre che alla documentazione fisicamente conservata presso la S.A. stessa – in caso di ricerca.
R.38 Si rinvia alla R.36. Sarà dato accesso ai sistemi informatici dell’Autorità per effettuare la ricerca.

D.39 Alla presa in carico dei contenitori attualmente gestiti da Società S2i Italia Srl saranno fornite informazioni sul contenuto di ognuno di questi in modo da verificare il materiale preso in carico?
Se si, saranno distinte cartacee o file riepilogativi?
R.39 Si rinvia alla R. 33.

D.40 L’accesso al portale web che verrà messo a disposizione sarà profilato, ovvero dovranno accedere utenti con specifiche visualizzazioni? Se si, è possibile conoscere il numero di profili da realizzare e le logiche (anche non esaustive) di visualizzazione? È possibile conoscere il numero di utenti che accederanno al portale?
R.40 Dovranno essere realizzati 2 profili: amministratore (ad uso dell’archivista e del Direttore dell’esecuzione del contratto) e utente generico. Verrà fornito un piano per la protezione dei dati che non possono essere consultati da tutti (policy di accesso ai documenti di archivio).
Il numero di utenti che accederanno al portale è di circa 350.

D.41 Le modalità di ritiro della nuova produzione prevedono distinta di consegna dettagliata del materiale consegnato? Se si, in quale forma viene consegnata?
R.41 Si. Viene consegnata con file e/o documento cartaceo.

D.42 Qual è il numero medio di pagine per singolo documento afferente ad un fascicolo?
R.42 Si rinvia alla R.31

D.43  Documenti appartenenti ad uno stesso fascicolo possono essere consegnati in tempi diversi?
R.43 Di norma no. Si veda anche la R.18

D.44 Come è formato l’identificativo alfanumerico assegnato dall’ufficio produttore alla pratica e come è applicato al documento (stampato sul documento, manoscritto sul documento, barcode)?
R.44 Si tratta di un codice che identifica, di norma, la tipologia del procedimento e la data. Viene associato al fascicolo, non al singolo documento.

D.45 In quale modalità verranno trasferite le informazioni associate a ciascuna registrazione in esso contenuta realizzati dal precedente fornitore?
R.45 Si rinvia alla R.33

D.46 Le informazioni per identificare il documento che dà origine al procedimento cui la pratica afferisce e quello che ne evidenzia la conclusione fanno parte dell’elenco degli attributi indicati nel Capitolato Tecnico?

R.46 Se il riferimento è alle informazioni, dettagliate nell’art.2, 6°capoverso ,del Capitolato tecnico, richieste per identificare l’uda (di norma il fascicolo)la risposta e’ negativa. Accedendo al dettaglio del fascicolo, si dovranno evidenziare tipicamente 3 file:

• il documento che origina il procedimento potra’ essere denominato, a seconda dei casi, “esposto”, “richiesta di parere”, “richiesta di accesso agli atti”, “segnalazione”, ecc.;
•  il file contenente la documentazione istruttoria (carteggi, corrispondenza, ricerche, ecc.) si chiamerà “istruttoria”;
• la conclusione del procedimento, a seconda dei casi, “delibera”, “deliberazione”, “determinazione”.

D.47 In quale modalità dovranno essere consegnati i documenti richiesti in formato cartaceo?
R.47 Dovrà essere consegnato il fascicolo/faldone presso la sede dell’Autorità con distinta di accompagnamento (firmata dal richiedente) e la consegna dovrà essere tracciata sul db.

D.48 1) Con il termine “nuovi versamenti” si intendono i nuovi documenti inseriti in archivio?
2) In tal caso il “registro dei versamenti” richiesto è un elenco dei documenti con indicata la data di caricamento sul documentale di consultazione?
R.48 1) Si intendono le uda inviate in archivio; 2) Deve essere indicata la data di consegna.

D.49 Quante richieste di consultazione materiale cartaceo originale, con carattere di urgenza - cioè consegna entro 4 ore -, vengono stimate per anno?
R.49 A titolo meramente indicativo, negli ultimi 2 anni ci sono state dalle 30 alle 49 richieste per anno.

D.50 Il locale adibito ad archivio, deve trovarsi entro un determinato raggio chilometrico oppure è sufficiente che sia ben collegato? Ad esempio vicino all'ingresso autostradale ma a più di 150 chilometri può andare bene?
R.50 Si veda l’art. 2 dell’Allegato A al Capitolato tecnico (“caratteristiche tecniche dei locali da adibire ad archivio di deposito”). Si ricorda, tuttavia, che le richieste di materiale documentario cartaceo che rivestono carattere di urgenza, devono essere soddisfatte con la consegna del materiale stesso presso la sede dell’Autorità entro 4 ore dalla richiesta stessa.

D.51 E’ prevista la fornitura anticipata del file di consistenza rispetto alla presa in carico, al fine di procedere con la spunta delle singole scatole?
R.51 E’ possibile la consegna anticipata del DB di cui alla R.37