Bando di gara del 11 gennaio 2010

data di Pubblicazione: 11 gennaio 2010

data di Scadenza: 19 febbraio 2010

Gara europea a procedura aperta per l’affidamento dei servizi di gestione integrata degli archivi documentali cartacei dell’Autorità e supporto alla dematerializzazione dei flussi documentali correnti

CIG: 0417355C3A

Visualizza l'avviso di aggiudicazione

Presentazione offerte 19 Febbraio 2010, ore 13,00

Prima seduta pubblica 24 Febbraio 2010, ore 11,00

Importo

Con riferimento alle prestazioni di cui al Capitolato tecnico, l’ammontare complessivo dell’appalto, per la sua intera durata prevista in 48 (quarantotto) mesi a decorrere dalla data di inizio delle attività, viene stimato in euro 1.099.900,00 (unmilionenovantanovemilanovecento/00), oltre I.V.A., così suddivisi:

1. Euro 395.000,00 oltre I.V.A. per i servizi di cui al punto 4.1 del Capitolato Tecnico (Servizio di gestione integrata degli archivi cartacei);
2. Euro 704.000,00 oltre I.V.A. per i servizi di cui al punto 4.2 del Capitolato Tecnico (Supporto alla dematerializzazione e gestione dei flussi documentali correnti);
3. euro 900,00 oltre I.V.A., per il costo della sicurezza derivante dai rischi di natura interferenziale, non soggetto a ribasso d’asta.

Link al file ‘bando europeo’ (PDF 113 kb)

Avviso di appalto aggiudicato del 20 luglio 2010

Amministrazione aggiudicatrice: Autorità per la vigilanza sui contratti pubblici di lavori, servizi e forniture - Via di Ripetta, 246 - 00186 Roma

Oggetto dell'appalto: Servizi di gestione integrata degli archivi documentali cartacei dell'Autorità e supporto alla dematerializzazione dei flussi documentali correnti

Codice CIG: 0417355C3A

Importo a base d'asta: Euro 1.099.000,00 + 900,00 (oneri della sicurezza derivanti da rischi di natura interferenziale) + IVA

Tipo di procedura: aperta ai sensi dell'art. 55 del D.Lgs 163/2006, con il criterio dell'offerta economicamente più vantaggiosa ai sensi dell'art. 83 del D.Lgs 163/2006

Società partecipanti: 8 (otto)

Impresa aggiudicataria: S2i Italia Srl e per un importo contrattuale di Euro 879.200,20 + 900,00 (oneri della sicurezza derivanti da rischi di natura interferenziale) + IVA

Data di aggiudicazione: 16.06.2010

Invio Esito gara Gazzetta Ufficiale della Comunità Europea: 16.07.2010

Pubblicazione Esito gara Gazzetta Ufficiale della Repubblica Italiana: 19.07.2010

Pubblicazione Esito gara Gazzetta Ufficiale della Comunità Europea: 20.07.2010

Responsabile del procedimento: Dott. Antonello Colandrea

Avviso del 14 maggio 2010

La Commissione di gara si riunirà in seduta pubblica il giorno 1 giugno 2010 alle ore 10,30 presso la Sala Biblioteca dell’Autorità, sita in Via di Ripetta, n. 246 - I piano.

Avviso del 15 marzo 2010

La Commissione di gara si riunirà in seduta pubblica il giorno 25 marzo 2010 alle ore 14,00 presso la Sala Biblioteca, sita in Via di Ripetta, n. 246 - I piano - per la procedura del sorteggio pubblico ai sensi dell’art. 48 – comma 1 – del Codice dei contratti.

Avviso del 22 gennaio 2010

Si comunica che è possibile effettuare un sopralluogo nei giorni 29 gennaio e 4 febbraio 2010 presso le sedi dell’Autorità di via di Ripetta e di via Mancini, allo scopo di constatare l’attuale allocazione, consistenza e organizzazione dei documenti che l’aggiudicatario dovrà prendere in carico.
A tal fine, si prega di voler contattare la Direzione generale competente ai seguenti recapiti: tel. 06/36723256, e-mail m.minerva@avcp.it;

Risposte a quesiti

D.1 In riferimento a quanto richiesto al punto b.2) di pag. 9 del Disciplinare si chiede di  sapere se in caso di partecipazione in RTI il requisito del fatturato specifico di cui al punto 5.9 può essere soddisfatto qualora la mandataria possegga il 100% di tale requisito e la mandante possegga fatturato specifico per attività di “Progettazione di servizi di gestione integrata degli archivi cartacei”.
R.1 L’importante è che, in caso di RTI orizzontale, la mandataria possegga almeno il 40% del fatturato specifico richiesto, mentre ciascuna mandante deve possedere almeno il 10% del requisito relativo al fatturato specifico. In caso di RTI verticale, il requisito dovrà essere posseduto con riferimento alle percentuali che ciascun componente del raggruppamento intende assumere.

D.2 Nelle n. 25 facciate richieste per la relazione tecnica, di cui al par. 9 – Offerta tecnica – del Disciplinare di gara devono esseri inclusi i n. 5 curricula richiesti
R.2 No, i curricula sono esclusi dal computo.

D.3 La relazione tecnica può essere corredata di allegati, che illustrino in maniera dettagliata alcuni aspetti tecnici o logistici dei servizi proposti.
R.3 Sì, purché il totale delle facciate (allegati compresi) non superi il numero di 25

D.4 A pag. 3 del Disciplinare di Gara si legge che l’ammontare complessivo dell’appalto viene stimato in € 1.099.900, oltre IVA, così suddivisi:

• € 395.000 oltre IVA per il servizio di gestione integrata degli archivi cartacei;
• € 704.000 oltre IVA per i servizi di supporto alla dematerializzazione e gestione dei flussi documentali correnti;
• € 900 oltre IVA per il costo di sicurezza derivante dai rischi di natura interferenziale, non soggetto a ribasso d’asta.

A pag. 9 del Disciplinare viene, altresì, precisato che in caso di RTI verticale la prestazione principale dell’appalto è quella relativa al servizio di gestione integrata degli archivi cartacei. Alla luce di quanto esposto, si chiede se è corretto desumere che, nell’eventualità di un RTI verticale, la società che dovrà assumere il ruolo di mandataria sarà quella che erogherà il servizio di gestione integrata degli archivi cartacei, pur non avendo tale servizio il maggior peso economico rispetto all’ammontare complessivo dell’appalto.
R.4 Sì, è corretto, in quanto il servizio di gestione integrata degli archivi cartacei è comunque ritenuto il servizio principale dal punto di vista funzionale.

D.5 Nel Disciplinare, ai punti 5.9 e 5.10 viene richiesto rispettivamente il fatturato specifico e il  servizio di punta per il triennio 2006/2008 per servizi eseguiti presso Pubbliche Amministrazioni/Enti pubblici/privati. Si chiede se la dicitura “eseguiti presso” si deve intendere come servizi svolti presso il cliente in modalità “on site”.
R.5 L’indicazione di cui trattasi deve intendersi nel senso che i servizi in questione devono essere prestati a favore di Pubbliche Amministrazioni/Enti pubblici/privati.

D.6 (Punto 1, pag. 2 del Capitolato tecnico)
E’ possibile conoscere la prevista durata approssimativa dell’attività di consulenza archivistica specialistica da fornire nella fase di avvio del contratto ?
R.6 L’attività in oggetto deve consentire di dare un’organizzazione archivistica ai documenti pregressi, individuando un titolario e dei criteri di organizzazione dell’archivio. La durata deve, pertanto, essere compatibile con i tempi richiesti per il completamento delle attività di cui al punto 4.1.2 e 4.1.3 del Capitolato tecnico

D.7 (Punto 1, pag. 2 del Capitolato tecnico)
L’attività di consulenza finalizzata all’organizzazione dei fondi documentali, dovrà identificare i criteri archivistici ex novo si baserà su elenchi già preparati da AVCP? In quest’ultimo caso possiamo avere un’idea di massima del numero di campi identificativi e di caratteri da digitare per singola UDA? In difetto di specificazioni è corretto assumere le stesse caratteristiche dei nuovi documenti (15 campi per 400 caratteri)?
R.7 L’organizzazione di fondi documentali pregressi dovrà basarsi su criteri proposti dal contraente. È corretto assumere come riferimento il criterio indicato per i flussi documentali correnti (punto 4.2.1 del Capitolato tecnico: 15 campi per 400 caratteri; vedere D.9)

D.8 (Punto 4.2.1, pag. 15 del Capitolato tecnico)
Per i nuovi documenti si fa riferimenti a 15 campi (per 400 caratteri) per la catalogazione. Si chiede conferma del dato e un esempio di detta catalogazione per uno specifico documento.
R.8 Solo a titolo di esempio: Oggetto, ufficio assegnatario, Mittente, Stazione appaltante, data arrivo, numero protocollo, data documento, filone tematico, collocazione presso il fornitore, dirigente che aveva in carico la pratica, ambito territoriale al quale la pratica si riferisce.

D.9 Sono già disponibili le guide per individuare i campi-indice nelle varie tipologie di documento?
R.9 L’Autorità ha individuato i 15 campi dello standard Dublin Core come base per i metadati descrittivi dei documenti. I 15 campi Dublin Core dovranno essere profilati per adattarli alle necessità dell’Autorità. Questa “personalizzazione” dei capi indice rientra nell’attività di consulenza archivistica richiamata nel Punto 1, pag. 2 del Capitolato tecnico (vedere D.7)

D.10 E’ corretto assumere che il numero delle Unità di Archiviazione Base da catalogare, sia per la spunta iniziale che per la catalogazione successiva (ricreazione delle serie documentali), sia pari a 600.000?
R.10 Sì, è corretto

D.11 (Punto 2.1, pag. 3 del Capitolato tecnico)
Si prega di confermare la misura delle scatole (cm. 60x60x40) archiviate presso il sito in Boville Ernica (FR) e che in ciascuna scatola sono contenuti 10.000 fogli formato A4; in sede di sopralluogo le misure fornite per detti contenitori sono state di 40x40x40 circa.
R.11 Il dato riportato nel capitolato tecnico ha un valore indicativo. In particolare, le scatole presenti presso il deposito di Boville Ernica sono sia del formato cm. 40x40x40 che di quello cm. 60x60x40 e in alcuni casi di formati eccedenti.

D.12 (Punto 4.1.3, pag. 7 del Capitolato tecnico)
“La riorganizzazione con criteri archivistici prevede la classificazione e l’etichettatura di almeno il 50% del materiale …….. “ Ogni Unità di archiviazione base dovrà essere etichettata? 
R.12 Sì

D.13 (Punto 4.1.4, pag. 9 del Capitolato tecnico)
Quali e quante sono le chiavi di ricerca utili all’identificazione delle singole unità documentali?
R.13 Le chiavi di ricerca richieste sono 15 (vedere D.9)

D.14 (Punto 4.1.6, pag. 13 del Capitolato tecnico)
Movimentazioni ordinarie: si prega di voler confermare le 10.000 movimentazioni di pratiche annue.
R.14 Confermiamo il dato, sebbene si tratti di una misura indicativa. Per pratica si intende insieme di documenti.

D.15 (Punto 4.1.6, pag. 14 del Capitolato tecnico)
Qual è lo scarto minimo previsto dalla disciplina del massimario di selezione e scarto (il singolo documento o pratica/faldone/scatola)?
R.15 La pratica o il fascicolo

D.16 Poiché in fase di spunta e presa in carico iniziale i documenti saranno prelevati in funzione del luogo fisico di giacenza (con particolare riferimento alla sede di via di Ripetta) l’Autorità si aspetta che, nella successiva fase di ripristino delle serie archivistiche, i documenti vengano riposizionati nei contenitori in funzione di dette serie o è sufficiente conservare le coordinate per rintracciare la singola unità di archiviazione base?
R.16 Vedere in merito quanto definito nel punto 4.1.3 del Capitolato tecnico. Il riferimento al luogo fisico di giacenza (o di prelievo) deve essere conservato.

D.17 Potete spiegarci la necessità di mettere a scaffale entro 15 giorni i contenitori prelevati se l’aggiudicatario deve provvedere, entro 90 giorni, ad effettuare la maggior parte della ri-catalogazione?
R.17 Per evitare un accatastamento casuale

D.18 (Punto 4.1.5, pag. 9 del Capitolato tecnico)
Poiché le unità documentali pregresse risultano essere 600.000, ma a pag. 9 viene richiesto di dematerializzare 2.000.000 di documenti. Intendete che saranno dematerializzati sottoinsiemi di singole unità documentali? Come pensate debba essere mantenuto il collegamento tra l’unità documentale base e la porzione dematerializzata? E, in ogni caso, quante saranno approssimativamente le pagine da de materializzare?
R.18 Si intende 600.000 unità documentali per un numero complessivo di fogli (in alcuni casi fronte/retro in altri con una facciata sola da scansionare, non è possibile precisarlo) da dematerializzare pari (indicativamente) a 2.000.000

D.19 E’ possibile rivedere la tempistica di 5/10 gg per singolo trasloco (dopo sopralluogo sembra una tempistica troppo stretta)
R.19 Sì, potrà essere concordato un ragionevole differimento di questi termini

D.20 E’ possibile sapere orari di accesso e disponibilità del personale AVCP per la presa in carico?
R.20 Indicativamente: 8:30 - 19:00

D.21 Vorremmo sapere se il deposito di Boville (FR) è in gestione presso un outsourcer. In caso affermativo vorremmo sapere con quali modalità verrà messa a disposizione la documentazione (a bocca di magazzino, rilascio di strumenti a corredo, ecc.).
R.21 Il deposito di Boville (FR) è gestito da un outsourcer.
La documentazione verrà messa a disposizione a bocca di magazzino, ossia inscatolata e disposta su pedane all’ingresso del deposito.
La stessa è contenuta in scatole (vedere D.11) nella maggior parte dei casi identificate da etichette che descrivono il loro contenuto. Alla riorganizzazione della documentazione secondo criteri archivistici, come precisato nel capitolato tecnico, dovrà provvedere il contraente.

D.22 Vorremmo sapere se esiste un data base relativo a tutta la documentazione pregressa attualmente custodita presso i tre siti indicati nella documentazione di gara - Boville (FR), via Ripetta n. 246 (RM), via Mancini n. 25 (RM). In caso affermativo vorremmo conoscere il formato e i campi di indicizzazione (es. n protocollo, data, ufficio assegnatario) e se verrà rilasciato all’Aggiudicataria in fase di presa in carico.
R.22 No

D.23 Vorremmo sapere se è già in uso un titolario, e in caso affermativo averne una copia
R.23 Si’: sara’ reso disponibile all’impresa aggiudicataria

D.24 (Punto 4.1.5, pag. 9 del Capitolato tecnico)
Vorremmo aver una stima circa il numero di facciate relative ai n. 2.000.000 documenti dichiarati e/o sapere il numero medio di facciate che compongono i singoli documenti
R.24 Non è possibile fornire questo dettaglio. I due milioni di documenti sono qui intesi come due milioni di fogli; la stima dei volumi e’ stata comunque fatta per eccesso e ci si attende un’offerta riferita ad un servizio a consumo (vedere D.18)

D.25 (Punto 4.1.5, pag. 10 del Capitolato tecnico)
Vorremmo sapere se l’output da Voi richiesto sia il rilascio di file pdf corrispondenti a singoli documenti, a singoli fogli (stampati fronte/retro) o a singole facciate?
R.25 A singole facciate ma in modo che sia ricostruibile la loro appartenenza ai singoli documenti “serie.numero documento.XXX.pag1”

D.26 (Punto 4.1.5, pag. 10 del Capitolato tecnico)
Vorremmo sapere cosa si intende con “registrazione informatica degli elementi identificativi della singola unità documentale” (pag. 10). Nello specifico volevamo sapere se si intende l’attività di associazione delle immagini alle informazioni già memorizzate nella fase descritta al par. 4.1.4, quella di semplice nomenclatura dei file oppure l’attività di indicizzazione tramite l’aggancio automatico ai campi chiave presenti sul file fornito dall’Autorità
R.26 Sì, si intende l’attività di associazione delle immagini alle informazioni già memorizzate nella fase descritta al punto 4.1.4 del Capitolato tecnico

D.27 (Punto 4.1.5, pag. 10 del Capitolato tecnico)
Vorremmo conoscere quali sono i campi chiave che l’Autorità fornirà per completare l’indicizzazione dei file
R.27 I campi chiave sono campi che riportano indicazioni importanti per la ricercabilità del documento e possono essere intesi come campi in cui inserire dei metadati (autore, ufficio, data protocollazione, numero protocollo, argomento, oggetto e cosi’ via)

D.28 (Punto 4.1.5, pag. 10 del Capitolato tecnico)
Vorremmo avere conferma che insieme ai file pdf debbano essere consegnati anche i dati di indicizzazione. In caso affermativo volevamo sapere in quale formato debbano essere consegnati
R.28 Vedere Punto 4.1.4, pag. 9 del Capitolato tecnico

D.29 (Punto 4.2.1, pag. 10 del Capitolato tecnico)
R.29 Vorremmo conoscere le specifiche tecniche del sistema informatico che l’Autorità metterà a disposizione per l’inserimento dei dati di protocollazione e classificazione
L’applicazione si chiama “e-prot”; info sulle specifiche a questo link: http://www.e-prot.it/specifiche.php

D.30 (Punto 4.2.1, pag. 15 del Capitolato tecnico)
I n. 5.000 fogli corrispondono a n. 5.000 facciate oppure a n. 5.000 fogli stampati fronte/retro e quindi a n. 10.000 facciate da acquisire otticamente?
R.30 Si vedano D.18 e D.24

D.31 (Punto 4.2.1, pag. 15 del Capitolato tecnico)
Vorremmo conoscere le specifiche tecniche dell’applicativo che verrà messo a diposizione dall’Autorità per l’associazione dei campi chiave delle unità documentali, se diverso dal sistema di cui sopra.
R.31 Vedere D.29

D.32 Alla luce di quanto indicato nei par. 4.2.1 e 4.2.2 chiediamo di confermare che le attività richieste riguardino esclusivamente la gestione della posta in entrata e dei flussi documentali interni (ossia prodotti internamente e da recapitare ad uffici interni
R.32 Essenzialmente si’, ma potranno prevedersi attività di supporto a taluni uffici nella protocollazione in uscita

D.33 (Punto 4.2, pag. 15 del Capitolato tecnico)
Cosa si intende con “… predisposizione all’invio della corrispondenza in uscita. Il servizio costituisce un’attività di supporto agli uffici dell’Autorità nell’attuazione delle procedure per la dematerializzazione dei flussi di corrispondenza in ingresso e in uscita”?. In breve, vorremmo sapere se tra le attività richieste c’è anche il servizio di gestione della posta in uscita e in caso affermativo chiediamo ulteriori specifiche sulle modalità di erogazione del servizio.
R.33 In relazione alla gestione del flusso in uscita, ci si riferisce alle sole attività di dematerializzazione e registrazione dei documenti

D.34 Vorremmo conoscere il periodo di produzione della documentazione afferente agli archivi pregressi
R.34 1999-2009

D.35 Vorremmo sapere da quando è in uso il titolario
R.35 A partire da quest’anno si sta introducendo un titolario che consenta una classificazione dei documenti e dei fascicoli. In precedenza il titolario è servito per gestire la sola assegnazione della corrispondenza agli Uffici

D.36 Vorremmo conoscere il numero di uffici dell’Autorità che usufruiranno dei servizi richiesti nel par. 4.2
R.36 Servizio di Protocollo (Vedere D.32)

D.37 (Punto 4.1 del Capitolato tecnico)
Per quanto riguarda l’attuale gestione degli archivi presso l’Autorità, esiste una specifica interna che descriva l’operatività delle diverse fasi? Se sì, sarebbe possibile consultarla? E’ disponibile e consultabile il manuale del sistema gestionale attualmente in uso?
R.37 Il manuale è in fase di approvazione e sarà fornito al contraente

D.38 In merito all’indicazione dei limiti temporali nei quali svolgere le diverse fasi del servizio si chiede di specificare se i giorni dichiarati sono da intendersi come solari o lavorativi.
R.38 Ove non venga precisato che si tratta di giorni lavorativi si deve intendere giorni solari

D.39 (Punto 4.1.4 del Capitolato tecnico)
Con riferimento alla formazione dell’archivio informatico dei documenti (par.4.1.4) si chiede se è disponibile un file guida che riporti i dati identificativi delle unità documentali.
R.39 Non è disponibile il file guida

D.40 (Punto 4.1.6 del Capitolato tecnico)
Cosa si intende per scatola standard?
R.40 cm. 60X60X40

D.41 (Punto 4.1.6 del Capitolato tecnico)
Rispetto alle 10.000 movimentazioni annue i termini pratiche e documenti sono da intendersi quali sinonimi oppure la pratica è intesa come insieme di più documenti?
R.41 La pratica è un insieme di più documenti

D.42 (Punto 4.1.6 del Capitolato tecnico)
Le credenziali di autorizzazione per gli autorizzati alla consultazione (lettera g) possono, come da capitolato, essere fornite anche telefonicamente; per assicurare un buon livello di controllo si chiede di dichiarare il tempo massimo entro il quale Avcp notificherà per iscritto l’autorizzazione verbale
R.42 Anche contestualmente via fax oppure attraverso interfaccia su https

D.43 (Punto 4.2 del Capitolato tecnico)
È possibile garantire il servizio nei giorni e negli orari richiesti (lun-ven; 8:00-17:00) con un numero diverso (eventualmente maggiore) di risorse, attraverso la turnazione del personale?
R.43 Certamente sì: si tratta di un servizio per il quale viene richiesta la messa a disposizione (indipendentemente dalle modalità con cui si realizza) di n. 4 risorse nei giorni e negli orari richiesti in sede, con determinati requisiti professionali, ed una con funzioni di coordinamento (con altri skill, non in sede)

D.44 In relazione al Modello 5 Busta C (dichiarazione di offerta economica) come deve essere calcolato il ribasso unico (pag. 2/3, lettera b) in rapporto a quanto richiesto alle successive lettere da c) a g)?
R.44 Come specificato a pag. 26 del Disciplinare di gara, nel mod. 5 il partecipante deve indicare il ribasso in percentuale unica, da applicare sull’importo posto a base di gara - IVA ed oneri di sicurezza per rischi di natura interferenziale esclusi. Le informazioni richieste ai punti da c) a g) del Mod. 5 sono da considerarsi complementari e non influenti sull’aggiudicazione della gara, ma necessari per l’eventuale stipula del contratto.

D.45 In merito alla compilazione del mod. n. 1 si richiede quale tipologia di modulo debba essere compilato da parte di un consorzio stabile che partecipa in RTI con un’altra società.
R.45 L’ RTI deve utilizzare, per chiedere di partecipare a gara, il mod. RTI (pagg. 1 e 2) mentre i singoli componenti del RTI devono autocertificare i requisiti compilando  le pagg. 3-9 del predetto modello. Nel caso di specie, il Consorzio deve utilizzare il mod. per Consorzi Stabili, che va poi accluso alla richiesta di partecipazione a gara (mod. RTI pagg. 1 e 2) presentato dal RTI.

D.46 In riferimento a quanto descritto al punto 5.9 del Disciplinare di gara si chiede di saper se per servizi oggetto della gara di cui ai punti 4.1 e 4.2 del Capitolato Tecnico, si intendono tutte le attività costituenti il servizio indicate dal punto 4.1.1 al 4.1.6 e dal punto 4.2.1 al 4.2.3.
R.46 L’indicazione di cui al punto 5.9 del Disciplinare di gara è riferita alle macroattività indicate ai punti 4.1 e 4.2 del Capitolato Tecnico.

D.47 In riferimento a quanto descritto al punto 5.10 del Disciplinare di gara si chiede di sapere se per esecuzione di almeno un servizio di punta di cui al punto 4.1 del Capitolato Tecnico, si intendono a tutte le attività costituenti il servizio indicate da punto 4.1.1 al 4.1.6?
R.47 Vedi la risposta al punto precedente

D.48 (Punto 4.1.3 del Capitolato tecnico)
Per contiguità fisica delle serie documentali omogenee attualmente smembrate presso i tre archivi dell’Autorità si intende che la riorganizzazione fisica dei documenti all’interno delle scatole deve essere prevista anche nella fase della loro allocazione (scaffali con allocate tutte e sole scatole contenenti la stessa serie documentale)?
R.48 Sì

D.49 (Punto 4.1.3 del Capitolato tecnico)
Orientativamente, quanti contenitori che permettano la rilevazione delle effrazioni (anti tampering) si prevedono?
R.49 In linea di massima un numero di contenitori sufficiente a contenere il 10% della documentazione pregressa, la cui consistenza è stata calcolata (a pag. 3 del Capitolato tecnico) in metri lineari.

D.50 (Punto 4.1.5 del Capitolato tecnico)
[…] Ciascun foglio oggetto di scansione dovrà essere identificato da un progressivo univoco […] Per dar seguito a tale richiesta è  possibile effettuare una timbratura sui documenti?
R.50 Sì

D.51 (Punto 4.1.5 del Capitolato tecnico)
[…] Il fornitore si impegna comunque a ripetere a suo carico l’intero procedimento di acquisizione dei lotti che risultino qualitativamente non accettabili […] L’esito positivo/negativo a carico di Avcp, sui lotti di documenti dematerializzati in che tempi è previsto? Inoltre, quanto tempo ha a disposizione il contraente per rilavorare l’eventuale lotto ritenuto qualitativamente non accettabile?
R.51 L’esito della verifica verrà documentato su un report rilasciato al contraente a conclusione della verifica stessa. Il report conterrà la descrizione delle non conformità rilevate e l’indicazione delle azioni correttive richieste, la cui tempistica sarà concordata con il contraente.

D.52 (Punto 4.1.5 del Capitolato tecnico)
La ricerca dei dati all’interno dei documenti prevede la ricerca in tutti i fogli della pratica e in tutte le parti del documento?
R.52 Per reperire tali dati non sarà necessario ricercarli in tutti i fogli o in tutte le parti di cui si compone il documento (Vedere R.27)

D.53 (Punto 4.1.6 del Capitolato tecnico)
Per i documenti di nuova emissione deve essere prevista la stessa riorganizzazione  prevista per l’archivio pregresso ( contiguità serie documentali all’interno delle singole scatole e contiguità fisica di  scatole contenenti tute la stessa serie documentale)?
R.53 Sì

D.54 (Punto 4.1.6 del Capitolato tecnico, lettera e), pag. 13)
Per le 52 consegne annue di richieste cartacee urgenti quante pratiche sono previste?
R.54 Fino ad un massimo di 10 pratiche (non più di 2 faldoni per consegna)

D.55 (Punto 4.1.6 del Capitolato tecnico)
[…] gestione delle integrazioni ed appendici successive di documenti già presenti in archivio: inserimento all’interno delle pratiche custodite di ulteriori documenti forniti dall’ente entro 5 gg. lavorativi dal loro ritiro […] Quali sono i quantitativi e la frequenza di invio prevista per tale documentazione? Per quanto riguarda le serie che saranno dematerializzate l’eventuale numerazione relativa alla posizione all’interno della scatole delle integrazioni come deve essere prevista?
R.55 Quantitativi e frequenza di invio sono compresi nella stima di cui alla lettera d) del medesimo articolo del Capitolato tecnico.
Per la numerazione delle integrazioni si dovranno osservare gli stessi criteri enunciati a pag. 10 del Capitolato

D.56 (Punto 4.1.6 del Capitolato tecnico)
Cosa si intende specificatamente per codice e sorgenti informatiche?
R.56 Per “Codice” si intendono le istruzioni che compongono il programma. Il file sorgente è quello composto dalle istruzioni prima che siano compilate, cioè ancora leggibili ed editabili.

D.57 (Punto 4.1.6 del Capitolato tecnico)
Come si deve garantire la continuità del servizio se il sistema di gestione se il database si deve trovare presso Avcp e la documentazione dovrà essere custodita presso gli impianti del contraente?
R.57 Il database sarà presso il contraente, ma una replica dei dati dovrà essere resa disponibile all’Autorità e riallineata periodicamente.

D.58 (Punto 4.1.6 del Capitolato tecnico)
Con quale cadenza devono essere fatti gli aggiornamenti della base dati installata su un server dell’Autorità?
R.58 Almeno settimanale

D.59 (Punto 4.2 del Capitolato tecnico)
[…] Il servizio costituisce un’attività di supporto agli uffici dell’Autorità nell’attuazione delle procedure per la dematerializzazione dei flussi di corrispondenza in ingresso ed in uscita e deve essere strettamente integrato con le procedure previste nei punti precedenti per la gestione fisica del patrimonio documentale dell’Autorità [...] E’ possibile estrarre le chiavi di archiviazione del data-entry dal sistema di protocollo dell’Avcp?
R.59 Sì

D.60 (Punto 4.2.1 del Capitolato tecnico)
[…] Nel caso di picchi di lavoro in ingresso […] Che picchi di lavorazione sono previsti? Si tratta solo di picchi di lavorazione per i documenti in ingresso o anche per quelli in uscita?
R.60 La quantificazione dei flussi documentali correnti (si tratta comunque di una stima) contenuta nel punto 2.2 del Capitolato tecnico tiene conto di eventuali picchi di lavorazione.

D.61 (Punto 4.1.3 del Capitolato tecnico, pag. 7)
[…] L’Autorità provvederà, a scadenza dei 90 e 150 giorni dal trasferimento di ciascun archivio, ad effettuare le verifiche relative allo stato di avanzamento dei lavori accertando l’effettiva reperibilità fisica dei documenti, secondo un piano di campionamento in due fasi […].Si desidera sapere se l’indicazione di “documenti” si riferisce al singolo documento oppure alla reperibilità del fascicolo nella sua interezza. E pertanto, qualora invece la reperibilità sia al singolo “documento”, quali sono gli estremi su cui si basa la formulazione della richiesta del documento stesso da parte dell’Autorità (es.: numero di protocollo, data, classifica eventualmente presente, ufficio produttore, ecc.) ?
R.61 Nel medesimo articolo del Capitolato tecnico: “L’attività può richiedere una riorganizzazione a livello di faldone o anche di singola pratica”. Se, quindi, la ricerca riguarderà un fascicolo, gli estremi su cui verterà saranno, tipicamente, titolo/classe/sottoclasse che consentono di identificare oggetto e soggetto produttore; viceversa, se oggetto della ricerca sarà il singolo documento, oltre alle informazioni precedenti, assumeranno valore anche i dati di registrazione.

D.62 All'interno del patrimonio documentale dell'Autorità, è possibile individuare una tipologia principale o predominante di unità documentali (fascicoli/faldoni) conservate negli archivi di deposito (ad es. contratti, ecc.)?
R.62 In linea di massima, oltre alle macro-tipologie documentali comuni ad ogni amministrazione (contratti, trattamento giuridico ed economico del personale, ecc.) sono prevalenti documenti riguardanti l’attività ispettiva, saranno forniti dettagli.

D.63 (Punto 4.1.5 del Capitolato tecnico)
I 2.000.000 di documenti da dematerializzare saranno da inviare al macero o si prevede di tenere anche l’originale cartaceo?
R.63 Una parte di questi documenti (non è possibile fornire una stima), in funzione di quanto previsto dal Massimario di scarto fornito al contraente, sarà destinata al macero ovvero agli Archivi di Stato.

D.64 (Punto 4.1.4 del Capitolato tecnico; Documentazione pregressa: catalogazione)
A specifica domanda è stato risposto di desumere il numero di campi di indicizzazione uguale ai campi dei documenti correnti ma, a fronte dell’analisi di alcune pratiche osservate in fase di sopralluogo, detti campi non sono in specifiche posizioni ma da ricercare all’interno della pratiche (a volte composta da decine o addirittura centinaia di documenti) interpretando la pratica stessa. Tale attività è assolutamente difficoltosa (oltre che estremamente costosa e lunga perché richiederebbe tempi molto lunghi per l’addestramento ) se non impossibile in assenza di un supporto informatico pregresso che consenta di individuare la pratica con un numero ristretto di campi (da 1 a 3) e popolare il database con il supporto informatico pregresso. Inoltre il desumere un così elevato numero di campi ed occorrenze (15*600.000=9.000.000 occorrenze di campi indice) da un supporto cartaceo (con detti campi spesso scritti a mano) darebbe vita ad un numero di errori enorme (ed in ogni caso occorrerebbe definire in anticipo almeno come codificare esattamente i vari campi). La domanda finale è quindi se detto supporto informatico per il pregresso esiste o meno.
R.64 Innanzitutto, per quanto riguarda la documentazione pregressa, non si fa riferimento a N. 15 campi ed occorrenze, ma ad un numero ben più limitato di informazioni presenti nel documento, per il cui reperimento saranno fornite precise indicazioni e non sarà richiesto, come si paventa, un addestramento complicato (si veda in proposito R.52). quanto alla domanda finale, si veda R.39.

D.65 - In merito al requisito del fatturato specifico di cui al punto 5.9 del disciplinare e nel MOD. 1 e 1 bis per RTI, punto 2) si chiede conferma se, in caso di partecipazione in RTI, fermo restando il rispetto delle percentuali di partecipazioni dichiarate, sarà corretto riportare un fatturato specifico per servizi di gestione integrata degli archivi cartacei, supporto alla dematerializzazione e/o gestione dei flussi documentali correnti".
R.65 Il requisito del fatturato specifico è riferito nel complesso ai servizi oggetto di gara. Allo stesso modo vanno riferite le percentuali di fatturato in caso di RTI.

D.66 - In caso di RTI verticale, si chiede se il fatturato specifico deve essere riferito a tutte le attività di cui ai punti 4.1 e 4.2 oppure anche solo ad alcune delle attività previste ai medesimi punti.
R.66 – In caso di RTI verticale, il requisito dovrà essere posseduto con riferimento alle percentuali che ciascun componente del raggruppamento intende assumere. A tal fine si precisa che la prestazione principale del presente appalto, che dovrà essere svolta dal mandatario, è quella relativa al servizio di gestione integrata degli archivi cartacei.

D.67 - In merito al servizio di punta, dobbiamo considerare come valore il fatturato nel triennio (2006-2008) non inferiore a €. 250.000,00 oppure dovremmo considerare l'importo contrattuale non inferiore a €. 250.000,00 riferito al medesimo periodo così come riportato al punto 3 del MOD. 1?
R.67 – Il valore è riferito all’importo fatturato per il predetto servizio nel triennio di riferimento

ALLEGATI:

Capitolato tecnico (PDF 144 kb)
Allegato A - Caratteristiche tecniche locali per archivio deposito (PDF 100 kb)
Capitolato amministrativo (PDF 155 kb)
Disciplinare di gara (PDF 293 kb)
DUVRI (PDF 192 kb)

Modulistica:

• MOD. 1 e 1 BIS per Impresa (PDF 43 kb)
• MOD. 1 e 1 BIS per Consorzi Coop-Stabili (PDF 79 kb)
• MOD. 1 e 1 BIS per Consorzi d'Impresa (PDF 76 kb)
• MOD. 1 e 1 BIS per RTI (PDF 52 kb)
• MOD. 2 e 3 per Avvalimento (PDF 60 kb)
• MOD. 4 per dich. subappalto (PDF 27 kb)
• MOD. 5 per offerta economica (PDF 101 kb)
• MOD. GAP (PDF 14 kb)