Risposte a quesiti
aggiornate al 3 aprile 2017
D.1: in relazione al requisito di cui al punto 12.1.3 del Disciplinare di Gara, si chiede di confermare che tale requisito possa essere assolto con l’indicazione di aver correttamente eseguito nel triennio 2013, 2014 e 2015 almeno un contratto per “servizi di digitalizzazioni di documentazione cartacea” di importo non inferiore a 150.000,00 euro.
R.1: La risposta è affermativa.
D.2 In relazione all’art. 5 del Capitolato Tecnico “Figure professionali richieste”, si chiede se una risorsa con 15 anni di esperienza in ruoli di responsabilità nella gestione e/o ricostruzione di archivi documentali pubblici o privati e con i seguenti titoli di studio: Laurea triennale in Scienze Giuridiche e Diploma di Archivistica, Paleografia e Diplomatica conseguito presso l’Archivio di Stato di Roma, possa essere considerata idonea per il profilo di Archivista.
R.2 No, non può essere considerata idonea a ricoprire il profilo di Archivista. Per “diploma di laurea in archivistica o in scienze archivistiche e librarie o archivistica e biblioteconomia" deve intendersi la Laurea Magistrale in Archivistica e Biblioteconomia oppure la Laurea Triennale in Scienze Archivistiche e Librarie.
D.3 In riferimento all’art. 5 del Capitolato Tecnico “Figure professionali richieste”, si chiede se una risorsa con laurea magistrale (quinquennale) in discipline scientifiche e con oltre 5 anni di esperienza in ruoli di responsabilità nella gestione e/o ricostruzione di archivi documentali pubblici o privati possa soddisfare i requisiti previsti per il profilo di Archivista.
R.3 La risposta è affermativa.
D.4 In riferimento all’art. 5 del Capitolato Tecnico “Figure professionali richieste”, si chiede di chiarire se verrà considerato utile al fine di ricoprire il profilo di archivista il possesso del titolo rilasciato dalla ex Scuola speciale per archivisti e bibliotecari.
R.4 La risposta è positiva se il titolo è equipollente ad uno dei titoli di cui al quesito 2, ovvero se trattasi di titolo rilasciato a seguito di corso di durata almeno quadriennale. Va comunque precisato che il titolo di studio rappresenta soltanto uno dei requisiti richiesti al quale vanno aggiunti i prescritti requisiti di esperienza.
D.5 In relazione al subappalto, si chiede di chiarire se sia necessaria indicare la terna dei subappaltatori o se possa ritenersi sufficiente l’indicazione anche di un singolo subappaltatore;
R.5 Ai sensi dell’art. 105 – comma 6 – d.lgs. 50/2016, è obbligatoria l’indicazione della terna dei subappaltatori.
D.6 La dimostrazione dell’insussistenza dei motivi di esclusione ex art. 80 del d.lgs. 50/2016 in capo al subappaltatore può essere resa direttamente, per quanto a propria conoscenza, dal concorrente appaltatore?
R.6 No, ciascun subappaltatore deve rendere la propria dichiarazione di insussistenza dei motivi di esclusione ex art. 80 d.lgs. 50/2016.
D.7 Si chiede di sapere se l’eventuale dichiarazione resa ex art. 80 del d.lgs. 50/2016 da parte dei subappaltatori debba essere resa attraverso la compilazione del DGUE e, nel caso, si chiede di indicare le sezioni da compilare o se possa essere resa con dichiarazione separata
R.7 La dichiarazione deve essere resa dai subappaltatori che dovranno compilare ciascuno il proprio DGUE (v. anche punto 14.2 del Disciplinare di gara). In particolare i subappaltatori dovranno compilare:
- Nella Parte II (Informazioni sull’operatore economico) le informazioni di cui alla lett. A (Dati identificativi e Informazioni generali) e alla lett. B (Informazioni sui rappresentanti dell’operatore economico)
- Tutta la Parte III (Motivi di esclusione)
D.8 Si chiede di conoscere se è possibile effettuare un sopralluogo.
R.8 No, in quanto nel capitolato tecnico vi è specifica descrizione del materiale di archivio di gestione e nello stesso sono presenti tutti gli elementi per formulare l’offerta.
D.9 Con riferimento al Vs Capitolato Tecnico e nello specifico al paragrafo “4.1.2 Gestione fisica e logica dell’archivio” si chiede di confermare l’incremento annuo dei depositi documentali cartacei ovvero se si deve fare riferimento alle 45.000 nuove pratiche cartacee che pervengono annualmente all’ANAC ovvero ai 5.000/7.000 fascicoli di nuova produzione o alla somma dei 2 e si chiede fornire un’indicazione di massima della quantità di nuovo materiale annuo in termini di metri lineari o scatole addizionali
R.9 Come descritto nel capitolato tecnico i documenti in formato cartaceo che pervengono annualmente al Servizio di Protocollo dell’ANAC si stima siano circa il 18% del totale dei documenti in ingresso (pertanto pari a circa 45.000 su un totale di 250.000). Buona parte dei 45.000 documenti stimati confluiranno nei 5.000/7.000 fascicoli di nuova produzione. Quanto alla quantificazione del nuovo materiale annuo in termini di metri lineari o scatole addizionali non sono disponibili ulteriori dettagli.
D.10 È previsto un incremento annuo dei depositi documentali stimato in 5.000/7.000 fascicoli di nuova produzione: si richiede un’ ipotesi dimensionale espressa in metri lineari annui.
R.10 L'incremento annuo dei fascicoli espresso in metri lineari è desumibile sulla base di quanto riportato nel capitolato tecnico al par. 2.
D.11 Verifica del concetto di Full Time Equivalent: nell’ ipotesi di impegno a fornire 4 operatori, significa che per 220 giornate all’anno dovranno essere presenti presso ANAC i suddetti 4 operatori?
R.11 La risposta è affermativa
D.12 Si chiede di fornire la quantità annua di documenti da avviare al macero, espressa in metri lineari.
R.12 Dato ad oggi non quantificabile
D.13 Con riferimento al Vs Capitolato Tecnico e nello specifico al paragrafo “4.1.1 Presa in carico dei fondi documentali e trasferimento presso i locali del fornitore” si chiede di specificare come sarà predisposto il materiale da parte del fornitore uscente ed in particolare si chiede di confermare o modificare opportunamente le seguenti affermazioni:
a. La documentazione sarà predisposta in bocca di magazzino su pedane predisposte per il trasporto e non è prevista attività di personale del fornitore entrante all’interno degli spazi di proprietà di quello uscente;
b. Il fornitore uscente predisporrà le scatole in modo che il loro identificatore univoco sia facilmente accessibile e correderà ogni singolo pallet con la lista delle scatole in esso contenute in modo di procedere alla verifica in contraddittorio tra fornitore uscente, entrante e delegato dall’autorità;
c. Il database di catalogazione completo di tutte le scatole (e le UdA in esse contenute) sarà fornito dal nuovo fornitore dall’uscente in anticipo rispetto al primo carico (almeno 3/5 giorni) per consentire di predisporre la presa in carico garantendo comunque la pronta reperibilità dei documenti;
d. I limiti di giorni stabiliti per la presa in carico dei contenitori a Mosciano S. Angelo sono da intendersi pienamente compatibili con le disponibilità della documentazione concordata tra l’ANAC e l’attuale fornitore.
R.13
a. La risposta è affermativa
b. La risposta è affermativa
c. La risposta è affermativa
d. La risposta è affermativa
D.14 Con riferimento al Vs Capitolato Tecnico e nello specifico al paragrafo “4.1.3 Digitalizzazione depositi archivistici Gestione fisica e logica dell’archivio” si chiede di specificare se i 4.000.000 di pagine sono il totale annuo di immagini da produrre scansionando il pregresso e se le stesse sono necessariamente da produrre c/o la sede dell’Autorità.
R.14 Il volume complessivo di pagine da scansionare (4 milioni) deve intendersi relativo all'intera durata contrattuale.
La mera scansione delle pagine può essere eseguita in una sede diversa da quella dell’ANAC, purché tutte le operazioni prodromiche (normalizzazione, selezione dei documenti da sottoporre a digitalizzazione e di quelli da destinare allo scarto, selezione ed eliminazione di eventuali duplicazioni del medesimo documento all’interno del fascicolo da scansionare, identificazione ed inserimento nel data base di tutti i metadati associati al fascicolo da scansionare, inserimento di appositi segnalatori di fine documento o fine sezione per lo scanner, ecc.), che richiedono frequentemente l’intervento di funzionari dell’Autorità , siano eseguite dalla postazione di lavoro allestita presso la sede dell’Autorità.
D.15 In caso di risposta affermativa alla risposta precedente, corrispondendo i 4.000.000 totali a circa 16.000 pagine/giorno di media, si chiede la disponibilità massima di spazi c/o la sede dell’Autorità (in prima battuta almeno 2/3 posti di lavoro).
R.15 L'Autorità metterà a disposizione le postazioni di lavoro che si renderanno necessarie per l'erogazione dei servizi richiesti.
D.16 Con riferimento alle attività di cui al par. 4.2 “Supporto alla gestione del flusso documentale in ingresso” si chiede cortesemente di specificare il software utilizzato per la protocollatura.
R.16 Il software in uso per i servizi di protocollazione (e-prot) è stato realizzato dalla società Almaviva spa.
D.17 Si chiede cortesemente di confermare che l’orario di lavoro minimo dalle ore 08:00 alle ore 17:00 fa riferimento ai giorni dal lunedì al venerdì ovvero escluso sabato e festivi.
R.17 La risposta è affermativa.
D.18 Con riferimento al par. 4.2 “Supporto alla gestione del flusso documentale in ingresso” si chiede di specificare la suddivisione dei compiti tra gli addetti dell’Autorità per il protocollo e il personale dell’Aggiudicatario della commessa in gara
R.18 Le attività in capo alle risorse del fornitore sono quelle descritte nel capitolato tecnico par. 4.2.
D.19 Si chiede di specificare se esistono delle attività inerenti ai flussi documentali che possono svolte indifferente da personale dell’Autorità e dell’Outsourcer
R.19 Si rinvia alla risposta R18
D.20 Si chiede di indicare le attività che l’Autorità prevede vengano svolte specificatamente dall’Archivista e una stima di massima dell’impegno della stessa nelle attese dell’Autorità (in termini di frazioni di FTE).
R.20 Le attività in capo all'archivista sono quelle descritte nel capitolato tecnico par. 4.1. L'impegno richiesto è di 1 FTE.
D. 21 Con riferimento al capitolato tecnico paragrafo 4.1.2.
a. si dice che ogni anno è previsto un ingresso di 5/7000 fascicoli. Qual è la differenza con il dato di 45.000 uda cartacee in ingresso anno dato al punto 2.2.?
b. quanti fascicoli medi vanno in una scatola?
c. quante sono le richieste di consultazione stimate con consegna fisica nell'anno?
R.21
a. Si rinvia alla risposta R9
b. Dato non quantificabile in quanto dipendente dalla consistenza dei fascicoli
c. Sulla base del dato storico è di circa 15 richieste per anno
D.22 Con riferimento al capitolato tecnico paragrafo 4.1.3 si chiede di norma da quante pagine è composto un fascicolo.
R.22 Dato non quantificabile in quanto dipendente dalla complessità del procedimento cui il singolo fascicolo si riferisce
D.23 Modalità di presa in carico della documentazione presso attuale fornitore: si intende consegna scatole pallettizzate a bocca d’impianto?
R.23 Si rinvia alla risposta R13 a)
D.24 Si chiede di sapere se la figura dell'Archivista richiesta per il servizio di digitalizzazione depositi archivistici (cfr. 4.1.3 del capitolato tecnico), debba essere full time equivalent.
R.24 Si rinvia alla risposta R20
D.25 Si chiede di sapere se le risorse offerte in aumento del dimensionamento minimo per il servizio di digitalizzazione depositi archivistici (cfr. 18.2 Criterio 4.1 del disciplinare di gara), debbano possedere i requisiti previsti per gli archivisti (cfr. 5 del capitolato tecnico), successivamente integrati dai chiarimenti pubblicati in data 16.03.2017.
R.25 La risposta è negativa
D.26 Con riferimento al Capitolato Tecnico e nello specifico al paragrafo “4.1.1 Presa in carico dei fondi documentali e trasferimento presso i locali del fornitore” si chiede di specificare come sarà predisposto il materiale da parte del fornitore uscente ed in particolare si chiede se le pedane utilizzate saranno del tipo standard euro-pallet e conterranno mediamente 24 scatole (cm 50*40*30) per un totale stimato di circa 270 pallet.
R.26 La risposta è affermativa.
D.27 Si chiede di specificare meglio il significato dell’affermazione “i contenitori dovranno essere collocati sulle scaffalature destinate ad ospitarli per l’intera durata del contratto, assicurando la contiguità fisica dei contenitori conferita dal precedente fornitore”.
R.27 L'aggiudicatario dovrà garantire la contiguità fisica dei contenitori secondo la numerazione progressiva attribuita agli stessi dall'attuale fornitore del servizio, mediante apposizione di codice a barre.
D.28. Viene consegnato il Data Base di catalogazione di tutta la documentazione inizialmente presa in carico? in quale linguaggio?
R.28 Si conferma che verrà consegnata una copia del Database. L'attuale DB è su SQL SERVER.
D.29 Si conferma che il materiale verrà messo a disposizione dal fornitore uscente a bocca di magazzino?
R.29 Si rinvia alla risposta R13 a)
D.30 Il posizionamento su bancali deve essere garantito dal contraente in ambiente chiuso messo a disposizione del fornitore uscente a bocca di magazzino?
R.30 La risposta è affermativa.
D.31 Qual è la dimensione del repository documentale (DB)?
R.31 Si specificano, di seguito i dati dimensionali del DB:
File Dati: 165 Mb
File Log: 434 Mb
File di backup da utilizzare per eventuale trasferimento: 55 Mb
Dimensione Repository Documentale: 170Gb.
D.32 Qual è la dimensione del repository documentale (file immagini)
R.32 Si rinvia alla risposta R31
D.33 Qual è il numero di record effettivi (DB)?
R.33 Il DB contiene circa 146.000 record.
D.34 Qual è il numero di file effettivi (pdf immagini)?
R.34 Il numero di file effettivi è di circa 42.000 per un totale di circa 2.520.000 pagine in formato immagine.
D.35 Qual è l’indirizzo del magazzino dell’attuale fornitore?
R.35 Come riportato nel capitolato al par.2.1 il deposito del fornitore uscente si trova in località Mosciano S. Angelo (TE).
D.36 Qual è l’orario di apertura?
R.36 L'orario di apertura dell'attuale deposito è il seguente: dalle 8.30 alle 12.30 e dalle 14.30 alle 17.30 nei giorni da lunedì a venerdì esclusi i festivi.
D.37 C’è la possibilità di sopralluogo?
R.37 Si rinvia alla risposta R8
D.38 È possibile avere dettagli sulle seguenti caratteristiche?
Tipologia edificio:
Area sosta interna
Aree di manovra
Permessi sosta su suolo pubblico
Area di carico raggiungibile da mezzi
Accesso carrabile
Rampe carrabili
Presenza ribalte di carico
Ubicazione piano di carico
Area di stoccaggio
Ubicazione area di stoccaggio
R.38 Relativamente all'attuale deposito in località Mosciano S. Angelo si riportano le risposte ai singoli quesiti
Tipologia edificio: capannone industriale
Area sosta interna: presente
Aree di manovra: presenti
Permessi sosta su suolo pubblico: non necessari
Area di carico raggiungibile da mezzi : presente
Accesso carrabile: presente
Rampe carrabili: si esclude la presenza di rampe carrabili
Presenza ribalte di carico: si esclude la presenza di ribalte di carico
Ubicazione piano di carico: Piano Terra
Area di stoccaggio: presente
Ubicazione area di stoccaggio: Piano Terra
D.39 Qual è il tipo macero richiesto?
R.39 Non sono richieste particolari modalità per le attività di macero.
D.40 Rif par. 2.1 - Quali sono gli indici a corredo delle 2.500.000 pagine già scannerizzate in formato pdf?
R.40 Gli indici a corredo delle pagine sono quelli utili al reperimento del documento secondo i metadati descritti nel Capitolato Tecnico al par. 4.1.2.
D.41 Rif par. 2.1 - E' possibile avere un'esemplificazione del tracciato record?
R.41 Si rinvia a quanto descritto nel Capitolato Tecnico al par. 4.1.2.
D.42 Rif par. 2.1 - I fascicoli già scannerizzati possono coesistere all'interno di scatole con documentazione ancora da scannerizzare?
R.42 La risposta è affermativa.
D.43 Rif par. 2.1 - Se la risposta alla domanda D.42 è affermativa, i fascicoli già scannerizzati sono riconoscibili con apposite cover o con altri elementi distintivi?
R.43 I fascicoli già scannerizzati non sono riconoscibili tramite apposite cover o tramite altri elementi distintivi.
D.44 Rif par. 4.1.1 - Nell'ambito di una cessione di materiale documentario gestito da precedente Fornitore, la prassi prevede che i contenitori siano posti su pallet a bocca di magazzino. In ottemperanza al d.lgs. 81/2008 il carico dei mezzi è effettuato con mezzi e personale del precedente Fornitore. Si conferma che il carico deve essere a cura del nuovo Fornitore?
R.44 Si rinvia alla risposta R13.
D.45 Rif par. 4.1.1 - E’ possibile lasciare un mezzo di sollevamento (carrello elevatore o transpallet elettrico) in carica presso la sede del Fornitore precedente?
R.45 Non è possibile lasciare un mezzo di sollevamento (carrello elevatore o transpallet elettrico) in carica presso la sede del Fornitore uscente.
D.46 Rif par. 4.1.1 - E' possibile avere i file dell'archivio pregresso, prima di iniziare le attività di presa in carico?
R.46 Si rinvia alla risposta R 13 c).
D.47 Rif par. 4.1.1 - Si chiede di fornire spiegazioni più puntuali circa le tempistiche relative alla presa in carico. In un primo passaggio si citano 10 giorni lavorativi dalla data di stipula del contratto; in un passaggio successivo si cita che " la durata delle operazioni ... non dovrà superare i cinque giorni lavorativi". In un terzo passaggio si cita: " Entro dieci giorni dalla data di trasferimento, presso i locali del fornitore, i contenitori ..."
R. 47 Le operazioni di trasferimento e presa in carico devono essere concluse nel termine di 5 gg dall'effettivo inizio delle attività e comunque entro e non oltre 10 gg dalla data di stipula del contratto.
D.48 Rif par. 4.1.2 - si prevedono circa 120 richieste di consultazione in formato cartaceo. Si deve intendere che l'evasione è prevista in originale o quota parte può essere evasa con modalità Scan On Demand?
R.48 Come previsto dal capitolato al par. 4.1.2, si stimano per ogni anno circa 120 richieste di consultazione di documenti d'archivio in formato cartaceo. Nella maggior parte dei casi è sufficiente che i documenti richiesti siano resi fruibili sul portale di consultazione, in via residuale è necessaria anche la consegna dell'originale cartaceo.
D.49 Rif par. 4.1.2 - Si chiede di fornire chiarimenti circa l’affermazione: "Sono di proprietà dell'Autorità il codice e i sorgenti delle maschere sviluppate per la gestione elettronica dell'archivio.
R.49 L'affermazione si riferisce al caso in cui si sviluppi un software ad hoc.
D.50 Rif par. 4.1.3 - E' necessaria la tipizzazione dei documenti all'interno del fascicolo?
R.50 Al riguardo vale quanto specificato nel par. 4.1.2, pag. 7, secondo capoverso.
D.51 Rif par. 4.1.3 - La selezione dei documenti da scartare all'interno del fascicolo deve generare un elenco delle posizioni da cui sono stati prelevati in documenti, affinché in caso di mancata approvazione allo scarto da parte dell'Autorità, sia possibile reinserirli all'interno?
R.51 La risposta è affermativa.
D.52 Rif par. 4.1.3 - “assenza di errori e completezza delle informazioni associate a ciascuna unità di archiviazione.” è possibile dettagliare come si identificano gli errori?
R.52 Per errori si intendono informazioni non corrette.
D.53 Con riferimento al Disciplinare di Gara ed in particolare al punto 18.2. I punteggi saranno attribuiti dalla Commissione di cui al successivo par. 19, sulla base dei criteri tecnici e degli elementi di valutazione di seguito indicati si chiede di specificare il numero minimo di FTE giudicate necessarie alla corretta effettuazione delle attività (e che saranno la base per il computo delle risorse aggiuntive) e nello specifico se si fa riferimento a 6 risorse (4 protocollatori, 1 addetto alla scansione del pregresso, 1 archivista) ovvero 5 (4 protocollatori e 1 archivista addetto all’ordinamento e scansione del pregresso).
R.53 Il numero minimo di FTE richiesti è 5.
D.54 Con riferimento alla visualizzazione delle pratiche dematerializzate (scansionate) si chiede cortesemente di specificare se il software di visualizzazione (sistema di gestione documentale) fa parte della dotazione da quotare nella presente gara ovvero se il materiale scansionato deve essere inserito in un sistema preesistente di proprietà di ANAC
R.54 Il software di visualizzazione fa parte della dotazione.
D.55 Nel caso in cui il sistema documentale per la visualizzazione delle pratiche scansionate sia da includere nelle attività da fornire si chiede di specificare le caratteristiche richieste in termini di:
a. quantità dei dati da memorizzare; ad es., stimati dal bando, 2.500.000 pagine pregresso, 4.000.000 pagine di pregresso scansionate in corso di contratto e XXXX (specificare) per il corrente;
b. Il numero di utenze che ANAC intende utilizzare (definibili/concorrenti);
c. La banda di accesso (definita/garantita) che ANAC ritiene accettabile,
Nel caso in cui il sistema documentale per la visualizzazione delle pratiche scansionate sia di proprietà ANAC, si chiede di descrivere brevemente i metadati necessari e le modalità di caricamento dello stesso.
R.55
a. La quantità dei dati da memorizzare è data dalle pagine pregresse (2.500.000) più la quantità da scansionare (4.000.000)
b. circa 300
c. non sono previsti vincoli
L’attuale sistema documentale per la visualizzazione delle pratiche scansionate non è di proprietà di ANAC.
D.56 Con riferimento alla risposta al quesito n. 20, si chiede di specificare in maniera più dettagliata le attività che nelle attese dell’Autorità dovrà svolgere l’archivista fra quelle descritte nel par. 4.1, in particolare se ad es. le operazioni di preparazione alla scansione della documentazione (normalizzazione, selezione dei documenti da sottoporre a digitalizzazione o da destinare allo scarto, registrazione dei metadati, etc.) dovranno essere effettuate da tale figura.
R.56 La risposta è affermativa, dovranno essere svolte dall'archivista con il supporto di personale ANAC.
D.57 In relazione al processo di digitalizzazione dei fascicoli d'archivio (4.000.000 di pagine) si richiede di sapere se i documenti contenuti, oltre ad essere suddivisi digitalmente dovranno essere anche classificati e se dovranno essere associati dei dati di indicizzazione (protocollo, data, mittente, destinatario ecc.)
R.57 La risposta è affermativa.
D.58 In relazione al servizio di ausilio al flusso dei documenti in entrata al protocollo, al paragrafo 2.2 viene detto: Per una quantificazione dei flussi documentali correnti, si stima che pervengano presso il Servizio di Protocollo dell’Autorità ogni anno circa 250.000 documenti, ciascuno costituito in media da 10 pagine, dei quali circa 45.000 in formato cartaceo. al paragrafo 4.2 Al contraente è richiesta la gestione di almeno 110.000 documenti all’anno e dei relativi allegati, per la quale si stima, sulla base dell’esperienza pregressa, sia necessario l’impiego di almeno 4 risorse professionali full time equivalent (FTE). Quale dei due valori è da prendere in considerazione? Fanno riferimento alle stessi fasi di servizio ?
R.58 Il volume annuo di documenti che deve essere considerato per l'erogazione del servizio di cui al par. 4.2.1 del Capitolato Tecnico è pari a 110.000.
D.59 Si chiede conferma che il flusso documentale corrente, di cui all’art. 2.2 del Capitolato, in ingresso presso il Servizio Protocollo è stimato in circa 250.000 documenti all’anno e non in 110.000 documenti all’anno e relativi allegati indicati all’art. 4.2 del Capitolato.
R.59 Si rinvia alla risposta R.58.
D.60 In riferimento a quanto indicato nell’art. 4.1.2 del Capitolato pag. 6, si chiede una copia campione del data base realizzato dal precedente gestore o quanto meno di conoscere il formato in cui verrà rilasciato e quali campi di indicizzazione sono valorizzati.
R.60 Non è previsto il rilascio di una copia di un campione del data base. Per il formato del DB si rinvia alla risposta R.28.
D.61 In merito alla stima dei documenti richiesti in consultazione in originale si chiede conferma che il dato corretto sia quello indicato nella risposta R.21.c, ossia 15 richieste/anno e non quanto indicato nell’art. 4.1.2 pag. 7, ossia 120 richieste/anno.
R.61 Come previsto dal capitolato al par. 4.1.2, si stimano per ogni anno circa 120 richieste di consultazione di documenti d'archivio in formato cartaceo. Nella maggior parte dei casi è sufficiente che i documenti richiesti siano resi fruibili sul portale di consultazione, in via residuale è necessaria anche la consegna dell'originale cartaceo. La risposta R21 c) fa riferimento alla consegna dell'originale cartaceo.
D.62. In merito a quanto richiesto nell’art. 4.1.2 pag. 6, si chiede se la sede dell’Autorità presso cui effettuare il ritiro della documentazione di nuova produzione:
a. si trova in zona ZTL
b. è accessibile con furgone o con motrice
c. esiste un’area per la lavorazione e il momentaneo stoccaggio in attesa di carico sul mezzi
R.62
a. Sì
b. Solo con furgone
c. Sì
D.63 In merito a quanto richiesto nell’art. 4.1.2 si chiede di sapere se i documenti di nuova produzione saranno inscatolati dal personale dell’Autorità oppure dal personale dell’aggiudicatario.
R.63 I documenti di nuova produzione dovranno essere inscatolati dal personale dell’aggiudicatario.
D.64 Si chiede se la stazione appaltante metterà a disposizione dell’aggiudicatario degli strumenti a corredo degli archivi attualmente in uso, quali: massimario di scarto, titolario di classificazione, altro. In caso affermativo chiediamo di ricevere una copia campione.
R.64 La risposta è affermativa. Il Piano di classificazione (contenente titolario e massimario di scarto) e il Piano di dematerializzazione verranno messi a disposizione del contraente in sede di avvio delle prestazioni. Non è previsto il rilascio di una copia campione.
D.65 Rif par. 4.1.3 - Qual è la chiave di ricerca da utilizzare per i documenti oggetti di dematerializzazione? Dove è possibile rinvenire tale chiave?
R.65 Si rinvia a quanto riportato nel Capitolato Tecnico al par. 4.1.2.
D.66 Rif par. 18.4 disciplinare - è possibile chiarire ulteriormente l’applicazione della formula?
R.66 La formula in questione si riferisce all'attribuzione dei punteggi per i soli elementi qualitativi. E' prevista l'attribuzione di coefficienti di valutazione da parte di ciascun Commissario di gara, come previsto dalle Linee guida n. 2 dell'Autorità, pubblicate sul sito dell'Autorità, e dettagliato al par. 18.5 del disciplinare di gara, in cui sono anche indicate le modalità per l'attribuzione dei punteggi per tali elementi.
D.67 In riferimento a quanto indicato nell’art. 5 pag. 5 dello Schema di contratto chiediamo conferma che nella presente procedura di gara è incluso il servizio di restituzione al termine del contratto.
R.67 Con l’espressione “Al termine del contratto tutto il materiale documentario andrà riconsegnato all’Autorità, mantenendo intatta l’organizzazione fisica costituita” si vuole intendere che, in analogia con quanto previsto (si veda la risposta n. 13, a) per le operazioni di “presa in carico dei fondi documentali “ (punto 4.1.1 del capitolato tecnico), detto materiale deve essere reso disponibile al soggetto incaricato dall’Autorità del suo prelievo “a bocca di magazzino”, assicurando il mantenimento dell’organizzazione fisica conferitagli.
D.68 Alla luce di quanto indicato al punto 9.3 del Disciplinare, chiediamo che venga aggiornato l’allegato 3 - Dichiarazione di offerta economica con l’indicazione che l’offerta avrà validità di 300 giorni dal termine di presentazione dell’offerta
R.68 Non è necessario in quanto l'indicazione è già contenuta nel Disciplinare di gara.
D.69 Con riferimento al punto 10.4 del disciplinare di gara, si chiede di confermare che in caso di garanzia provvisoria prodotta in forma di polizza cauzionale assicurativa l’autentica della sottoscrizione richiesta sia quella del solo assicuratore.
R.69 Si conferma
D.70 Con riferimento al par. 4.1.2 del Capitolato Tecnico si chiede che tipo di database venga attualmente utilizzato per il portale di Consultazione.
R.70 Si rinvia alla risposta R28.
D.71 Con riferimento al par. 18.2 del Disciplinare di gara si chiede se per le eventuali risorse aggiuntive, che concorrono all’assegnazione del punteggio relativo al criterio generale N.4, debbano essere forniti i relativi curricula vitae.
R.71 La risposta è affermativa.
D.72 Con riferimento al par. 18.2 del Disciplinare di gara in caso affermativo alla domanda D.71, si richiede se le risorse aggiuntive concorrano anche alla valutazione complessiva delle risorse fornite di cui al criterio generale N.3
R.72 La risposta è affermativa.
D. 73 E’ necessario che ciascuna ditta subappaltatrice renda il solo DGUE così come indicato nell’art. 14, punto 14.2 del Disciplinare di gara e precisato nella risposta al quesito n°D.7?
R.73 Si conferma
D.74 Con riferimento al par. 4.1.1 del Capitolato Tecnico si richiede quale sia la tipologia di etichettatura (RFID o Barcode) dei contenitori e delle U.d.A. attualmente presenti nell’archivio pregresso da prendere in carico presso l’attuale fornitore
R.74 I contenitori attualmente presenti nell’archivio sono etichettati con barcode. Le UdA sono generalmente identificate dai dati riportati sui rispettivi contenitori (oggetto, ufficio, ecc).
D.75 In merito al servizio di digitalizzazione si chiede di sapere:
a. quali sono i documenti da trattare. Si tratta dei documenti dell'archivio che si trova attualmente a Mosciano Sant'Angelo (che, in caso di aggiudicazione, verranno presi in carico), compresi gli incrementi annui?
b. Se sì per quale motivo viene richiesto l'allestimento di una postazione di lavoro presso la sede dell'Autorità se la documentazione si trova presso l'archivio di deposito dell'aggiudicatario. Sarebbe possibile, comunque, fare il servizio di digitalizzazione dei depositi archivistici presso i locali del fornitore?
R.75
a. La risposta è affermativa
b. Si rinvia alla risposta R14
D. 76 Il Comunicato del Presidente dell'ANAC del 26 ottobre 2016 (http://www.anticorruzione.it/portal/public/classic/AttivitaAutorita/AttiDellAurorita/Atto?ca=6630) prevede testualmente che "In caso di affidamento del controllo contabile ad una società di revisione, la verifica del possesso del requisito di cui all’art. 80, comma 1, non deve essere condotta sui membri degli organi sociali della società di revisione, trattandosi di soggetto giuridico distinto dall’operatore economico concorrente cui vanno riferite le cause di esclusione” (cfr. punto n. 1 ultimo periodo).
Alla luce di tale affermazione, si chiede di confermare che il concorrente non deve presentare la dichiarazione ex art. 80 conm1a 1 D.Lgs. 50/2016 in relazione alla società di revisione di controllo.
R. 76 Si conferma
D. 77 Si chiede di confermare che non è prevista alcuna clausola sociale né ai sensi e per gli effetti dell'art. 50 del D.Lgs. 50/2016 né per effetto di una eventuale Legge della Regione Lazio.
R.77 Si conferma
D. 78 Si chiede di conoscere il C.C.N.L. applicato dall’attuale fornitore ai propri dipendenti impegnati nell’esecuzione del servizio.
R. 78 Posto che le due tipologie di servizio, gestione degli archivi e supporto al Protocollo, sono attualmente realizzate da due differenti operatori economici nell’ambito di due diversi contratti, solo il fornitore del servizio di gestione degli archivi ha inteso disciplinare il rapporto di lavoro del personale impiegato applicando il CCNL del settore imprese di pulizia e servizi integrati/multiservizi. In particolare, la disciplina prevista dal citato CCNL è stata adottata per l’assunzione con contratto a tempo determinato (full time: 40 ore settimanali) di n. 1 archivista.
D. 79 Stante che in materia di successione negli appalti tra imprese l'art. 29, comma 3 del D.Lgs. n. 276/2003 stabilisce che “L'acquisizione del personale già impiegato nell'appalto a seguito di subentro di un nuovo appaltatore, in forza di legge, di contratto collettivo nazionale di lavoro, o di clausola del contratto d'appalto, non costituisce trasferimento d'azienda o di parte d'azienda” e dunque, il passaggio del dipendente da un'azienda all'altra in caso di cambio appalto può avvenire, diversamente da quanto prevede l'art. 2112 c.c ., senza riconoscere l'anzianità del lavoratore o la sua retribuzione o il suo livello di inquadramento, salvo che il contratto collettivo preveda condizioni di miglior favore disponendo, per esempio, che il rapporto prosegua a parità di condizioni, si chiede di confermare che ciascuna ditta partecipante alla presente procedura dovrà prevedere inderogabilmente la riassunzione del personale esistente mantenendo le stesse condizioni retributive, ma senza comprendere gli scatti dovuti ad anzianità. In caso contrario, si chiede di confermare che qualora venisse applicato un eventuale differente CCNL con retribuzione base inferiore, la condizione economica dei lavoratori dovrà essere garantita con eventuale superminimo. Inoltre la conversione dei livelli dovrà essere effettuata in coerenza con le mansioni.
R. 79 Il disciplinare di gara non dispone nulla al riguardo.
D.80 Si chiede di confermare che il servizio oggetto della presente procedura di gara risulta già precedentemente appaltato e, in caso di risposta positiva, visto quanto stabilito dall'art. 98 e dall'art. 72 conforme all'allegato XIV, Parte I, lettera D del D.Lgs. 50/2016 (e precedentemente ai sensi e per gli effetti del combinato disposto degli artt. 65 e 66 e dell'Allegato IX A del D.Lgs. 163/2006), si chiede di specificare tutte le informazioni che devono figurare negli avvisi relativi agli appalti aggiudicati. In particolare si richiede, con riferimento all'ultima procedura di gara espletata per l'affidamento del servizio in oggetto:
- tipo di procedura di aggiudicazione prescelta;
- descrizione del servizio;
- data di aggiudicazione;
- criteri di aggiudicazione dell'appalto;
- numero delle offerte ricevute;
- nome ed indirizzo dell'aggiudicatario o degli aggiudicatari;
- il valore iniziale della gara;
- il valore dell'offerta (c.d. Finale) con cui è stato aggiudicato l'appalto.
R.80 Premesso che il quesito non è pertinente alla presente procedura di gara, le informazioni richieste sono consultabili sul sito dell’Autorità nella sezione Amministrazione Trasparente, sia negli avvisi di aggiudicazione che nelle gare concluse.
D. 81 I Curricula del personale sono compresi nelle 20 pagine a disposizione per la redazione dell’Offerta tecnica o possono essere considerati allegati alla stessa?
R. 81 I Curricula non sono compresi nelle 20 pagine previste per l’Offerta tecnica
D. 82 E’ possibile prevedere l’invio dell’Offerta anche mediante l’utilizzo di Corrieri?
R. 82 Si purché venga recapitata all’Ufficio protocollo dell’Autorità Nazionale Anticorruzione - Via Marco Minghetti, 10 – 00187 Roma, negli orari previsti nel disciplinare di gara
D.83 Con riferimento ai documenti da inserire nella busta “A”- Documentazione Amministrativa:
- in relazione alla domanda di partecipazione (Allegato 1), in caso di RTI, si chiede cortesemente di indicare se sia necessario inserire nella parte iniziale della stessa anche i dati anagrafici delle mandanti (visto che la sottoscrivono) oppure solo quelli della mandataria, come previsto dal template fornito?
- in relazione al DGUE (Allegato 2), si chiede cortesemente di indicare cosa debba essere inserito nel punto 6 della Parte IV sezione B;
- in relazione al DGUE (Allegato 2), si chiede cortesemente di indicare cosa debba essere inserito nel punto 1b) Parte IV sezione C;
- in relazione al DGUE (Allegato 2), si chiede cortesemente di indicare cosa debba essere inserito nel punto 13) Parte IV sezione C.
R. 83
a) Sono richiesti i dati della mandataria.
b) Nulla.
c) Come previsto al par. 12.1.3, deve essere indicata l’esecuzione nel triennio 2013-2014-2015 di n. 1 appalto per servizi di digitalizzazione di depositi archivistici di importo non inferiore a € 150.000,00 (centocinquantamila/00) presso enti pubblici o privati.
d) Nulla
D.84 Al fine di garantire la par condicio tra i partecipanti e poter elaborare un'offerta congrua, si chiede conferma che la presa in carico iniziale comprensiva di carico bancali, trasferimento e riposizionamento a scaffale sarà remunerata a parte e non rientri nella spesa stanziata per la presente procedura.
R.84 Come previsto nel par. 4.1. del Capitolato tecnico, le predette attività sono a carico dell’aggiudicatario e rientrano nella base d’asta. La par condicio è garantita in quanto nella gara in esame si richiede un archivio di deposito ubicato nel raggio di 100 km dalla sede dell’Autorità e pertanto, qualora l’attuale fornitore del servizio risultasse aggiudicatario della procedura, dovrebbe anch’esso provvedere al trasloco dei fondi documentali, essendo l’attuale archivio di deposito situato in località Mosciano S. Angelo, come indicato al par. 4.1.1 del Capitolato tecnico.
D.85 Per redigere correttamente l’offerta tecnica, in particolare per soddisfare in maniera efficiente ed efficace le richieste della SA, si chiede la pubblicazione, con omissione dei relativi dati personali e/o sensibili, dei curriculum degli attuali dipendenti che svolgono il servizio.
R.85 L’informazione richiesta è inconferente rispetto alla formulazione dell’offerta tecnica.
D.86 Si chiede conferma che in merito alle attività da gestire presso i locali della Committenza siano a carico di quest'ultima non solo le attrezzature ma anche costi riferiti ad utenze ed affitto dei locali.
R.86 In relazione alle attività di cui al punto 4.2 del Capitolato tecnico (Supporto alla gestione del flusso documentale in ingresso al protocollo) le attrezzature, gli strumenti ed i relativi costi di utilizzo sono interamente a carico dell’Autorità, così come, peraltro, esplicitato nel medesimo paragrafo a pag. 10.
In relazione al punto 4.1.3 del Capitolato tecnico (Digitalizzazione depositi archivistici), viceversa, tenuto conto di quanto già precisato in risposta alla domanda n. 14, è a carico del contraente “l’allestimento di una postazione di lavoro, dotata di scanner, presso la sede dell’Autorità” (Capitolato tecnico, pag. 8).
D.87 Si chiede conferma che il materiale riferito alla presa in carico iniziale sarà preparato a bocca di magazzino dall'attuale fornitore, disposto su pallet, organizzato in box dotati di barcode univoco. Si chiede altresì conferma che verrà fornito il database inerente la catalogazione pregressa
R.87 Si rinvia alle risposte R13.a, R13.b e R13.c.
D.88 Si chiede conferma che attualmente è utilizzato un tag rfid per identificare le scatole e dovrà essere mantenuta tale tipologia di etichetta.
R.88 Per l’identificazione delle scatole è attualmente utilizzata un’etichettatura con barcode.
D.89 Al fine di una formulazione congrua dell'offerta si chiede conferma che il materiale di nuova produzione non debba essere dematerializzato in maniera massiva
R.89 Solo ove sia stato depositato in archivio.
D.90 Al fine di una formulazione congrua dell'offerta si chiede a quale materiale si riferiscono le quattro milioni di pagine da digitalizzare:
a) materiale custodito e trasferito dall'attuale fornitore
b) materiale corrente di nuova produzione
c) materiale pregresso ancora giacente presso i locali della Stazione Appaltante
R.90
a) sì
b) no
c) si
D.91 In riferimento ai 4 milioni di pagine da scansionare, si chiedono dettagli in modo tale da giustificare il fatto di richiedere che la scansione debba avvenire presso i locali della Stazione Appaltante. Si chiede quanti scanner e postazioni con pc saranno resi disponibili dalla SA.
R.91 Si rinvia alle risposte R14 e R15
D.92 In riferimento alle quattro milioni di pagine, si chiede conferma che la scansione possa avvenire presso il nostro Centro Servizi e di conseguenza si chiede conferma che non sia necessario prevedere la figura di Archivista presso i locali della Stazione Appaltante.
R.92 Si rinvia alla risposta R14.
D.93 Si chiede di dettagliare il piano di dematerializzazione indicato a pag. 8 del Capitolato, inoltre si chiedono ulteriori dettagli poiché appare improbabile l'utilizzo di un solo operatore (il capitolato parla di una postazione di lavoro).
R.93 Si rinvia alle risposte R64 e R15.